Auch im Umgang mit unseren Flüchtlingen gelten die Bestimmungen des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes bzw. für uns Ehrenamtliche die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes. Zur Einholung von Auskünften über Flüchtlinge verwenden Sie bitte diese Vollmacht, bitte beachten Sie alle Hinweise auf dem Formular.
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Die Bediensteten der Verwaltungen unterliegen nach dem §
5 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes einer
Schweigepflicht, sie dürfen also auch an uns Ehrenamtliche
nicht einfach Daten über Flüchtlinge weitergeben, sofern das nicht
unbedingt für die ehrenamtliche Arbeit notwendig ist. Zuständig
ist die Landesbeauftragte
für den Datenschutz in Niedersachsen.
Dennoch wird es vorkommen, dass wir selbst irgendwelche Listen
anfertigen mit empfindlichen Daten, die dann aber unbedingt
vertraulich behandelt werden müssen. Dazu gehören alle Daten außer
den Namen der Personen, z.B. Geburtsdaten, Fotos,
Staatsangehörigkeiten, Gesundheitsdaten, Telefonnummern und vieles
mehr.
Obwohl Datenschutzbestimmungen manchmal hinderlich für
erfolgreiche ehrenamtliche Arbeit sein können, sollten wir uns
dennoch bewusst sein, dass wir mit Personendaten generell sehr
vorsichtig und möglichst vertraulich umgehen müssen, auch im
Interesse der uns anvertrauten Flüchtlinge. Bei konkreten Fragen
wenden Sie sich bitte an Frau Sönksen unter dem Stichwort Ausländerwesen
in der Kontaktliste der Landesbeauftragten für Datenschutz.
Wer Daten zuhause auf dem Computer speichert, sollte dies
verschlüsselt tun, dazu ein einfacher Tipp:
Fassen Sie datenschutzempfindliche Dateien in einem Ordner
zusammen, und nennen Sie den beliebig, z.B. "Datenschutz".
Installieren Sie sich das kostenlose Verpackungsprogramm 7-zip, und
verpacken Sie den Ordner "Datenschutz" mit diesem Programm zu
einem verschlüsselten zip-Archiv. Während des Erstellens müssen
Sie einen Passwortschutz festlegen, dazu klicken Sie im geöffneten
7-zip-Programm mit der rechten Maustaste auf den Ordner
"Datenschutz" und wählen "7-Zip", dann "Zu einem Archiv
hinzufügen". Unter "Archivformat" wählen Sie "zip", unter
"Verschlüsselung" geben Sie ein Passwort ein, das Sie sich leicht
merken können, und unter "Verfahren" wählen Sie "AES-256", dann
mit "OK" fertigstellen.
Ist das Archiv erstellt, löschen Sie den Originalordner
"Datenschutz" auf ihrem Computer endgültig, also auch im
Papierkorb. Wollen Sie das zip-Archiv öffnen oder einzelne Dateien
daraus, müssen Sie zuvor das Passwort eingeben. Dieses Verfahren
ist mit AES-256-Verschlüsselung für private Zwecke sicher genug,
auf jeden Fall besser als ein Passwortschutz für einzelne Dateien
z.B. unter MS-Office.