Die Bediensteten der Verwaltungen unterliegen nach dem § 5 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes einer Schweigepflicht, sie dürfen also auch an uns Ehrenamtliche nicht einfach Daten über Flüchtlinge weitergeben, sofern das nicht unbedingt für die ehrenamtliche Arbeit notwendig ist. Zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen.

Dennoch wird es vorkommen, dass wir selbst irgendwelche Listen anfertigen mit empfindlichen Daten, die dann aber unbedingt vertraulich behandelt werden müssen. Dazu gehören alle Daten außer den Namen der Personen, z.B. Geburtsdaten, Fotos, Staatsangehörigkeiten, Gesundheitsdaten, Telefonnummern und vieles mehr.

Obwohl Datenschutzbestimmungen manchmal hinderlich für erfolgreiche ehrenamtliche Arbeit sein können, sollten wir uns dennoch bewusst sein, dass wir mit Personendaten generell sehr vorsichtig und möglichst vertraulich umgehen müssen, auch im Interesse der uns anvertrauten Flüchtlinge. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Sönksen unter dem Stichwort Ausländerwesen in der Kontaktliste der Landesbeauftragten für Datenschutz.

Wer Daten zuhause auf dem Computer speichert, sollte dies verschlüsselt tun, dazu ein einfacher Tipp:

Fassen Sie datenschutzempfindliche Dateien in einem Ordner zusammen, und nennen Sie den beliebig, z.B. "Datenschutz". Installieren Sie sich das kostenlose Verpackungsprogramm 7-zip, und verpacken Sie den Ordner "Datenschutz" mit diesem Programm zu einem verschlüsselten zip-Archiv. Während des Erstellens müssen Sie einen Passwortschutz festlegen, dazu klicken Sie im geöffneten 7-zip-Programm mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Datenschutz" und wählen "7-Zip", dann "Zu einem Archiv hinzufügen". Unter "Archivformat" wählen Sie "zip", unter "Verschlüsselung" geben Sie ein Passwort ein, das Sie sich leicht merken können, und unter "Verfahren" wählen Sie "AES-256", dann mit "OK" fertigstellen.

Ist das Archiv erstellt, löschen Sie den Originalordner "Datenschutz" auf ihrem Computer endgültig, also auch im Papierkorb. Wollen Sie das zip-Archiv öffnen oder einzelne Dateien daraus, müssen Sie zuvor das Passwort eingeben. Dieses Verfahren ist mit AES-256-Verschlüsselung für private Zwecke sicher genug, auf jeden Fall besser als ein Passwortschutz für einzelne Dateien z.B. unter MS-Office.